Verwerkersovereenkomst
De AVG schrijft voor dat we vastleggen hoe wij met de persoonsgegevens van jouw bellers omgaan. Dat doen we hier. Ook dit stuk is geschreven om te lezen: korte zinnen, geen verstopte clausules.
Versie 1.2 · 16 augustus 2026
De partijen
| Verwerkingsverantwoordelijke | naam van de salon adres, postcode, plaats KvK nummer vertegenwoordigd door naam hierna: de salon |
|---|---|
| Verwerker | Opnia, handelsnaam van Mees Holtackers Parnassiasingel 5, 5709 PT Helmond KvK 42140863 btw NL005529731B90 info@opnia.nl hierna: Opnia |
Samen: de partijen. Ze komen het volgende overeen.
Artikel 1 — Waar gaat dit over?
De salon heeft een abonnement op Opnia. Opnia neemt met een computerstem inkomende telefoongesprekken aan namens de salon en zet afspraken in de agenda van de salon.
Daarbij verwerkt Opnia persoonsgegevens van de bellers. De salon bepaalt waarvoor dat gebeurt en is daarom verwerkingsverantwoordelijke. Opnia doet het werk in opdracht en is verwerker. Deze overeenkomst legt vast wat dat betekent.
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Opnia. Spreken de twee elkaar tegen op het punt van persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor. Eén uitzondering: voor aansprakelijkheid geldt altijd het maximum uit artikel 13 hieronder, wat er verder ook staat.
Artikel 2 — Wat verwerken we precies?
Het volledige overzicht staat in bijlage 1. Kort samengevat: het telefoonnummer van de beller, de opname van het gesprek, de tekstuitwerking daarvan, en wat de beller zelf vertelt om een afspraak te maken — meestal een naam, een behandeling en een datum.
Opnia verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, en vraagt daar in het script ook niet naar. Vertelt een beller uit zichzelf iets gevoeligs, dan komt dat in de opname terecht; daarom houden we de bewaartermijn van opnames kort.
Artikel 3 — Wij doen alleen wat jij opdraagt
Opnia verwerkt de gegevens uitsluitend voor het leveren van de dienst, en alleen zoals vastgelegd in deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en het script dat we samen opstellen. Dat script geldt als een schriftelijke instructie.
Wil de salon iets anders, dan kan dat, maar dan leggen we het schriftelijk vast — een mail is genoeg. Opnia gebruikt de gegevens nooit voor eigen doelen en verkoopt ze aan niemand.
Opnia traint zelf geen AI-modellen op de opnames en gesprekken van de salon. Bij de leveranciers uit bijlage 2 kiest Opnia de instelling of het abonnement waarin gesprekken niet voor modeltraining worden gebruikt. Verandert een leverancier die voorwaarden, dan melden we dat vooraf volgens artikel 6 en kan de salon kosteloos opzeggen.
Vindt Opnia dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Opnia dat en voert die instructie niet uit zolang het punt niet is opgelost.
Artikel 4 — Geheimhouding
Iedereen bij Opnia die bij deze gegevens kan, is tot geheimhouding verplicht. Dat geldt tijdens de samenwerking en daarna. Alleen mensen die er voor hun werk echt bij moeten, krijgen toegang.
Artikel 5 — Beveiliging
Opnia neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zoals artikel 32 AVG dat vraagt. Concreet:
- al het verkeer met de website, de telefonie en onze leveranciers loopt versleuteld over https;
- opnames en gespreksgegevens staan versleuteld opgeslagen bij onze leveranciers;
- toegang gaat via persoonlijke accounts met tweestapsverificatie, nooit via gedeelde wachtwoorden;
- api-sleutels staan in bestanden die de webserver afschermt voor bezoekers, en staan nooit in de code die een browser laadt;
- gegevens die niet meer nodig zijn, worden automatisch verwijderd volgens de termijnen in artikel 11.
Verandert de stand van de techniek, dan passen we de maatregelen aan. Ze worden nooit minder streng dan hierboven staat.
Artikel 6 — Andere bedrijven die meewerken
Opnia kan de dienst niet in z'n eentje leveren. De bedrijven die meewerken staan met naam in bijlage 2. Door deze overeenkomst te tekenen geeft de salon toestemming voor het inschakelen van die partijen.
Met elk van hen heeft Opnia een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan artikel 28 AVG. Die afspraken zijn niet woordelijk gelijk aan deze — het zijn grote leveranciers met hun eigen contracten — maar ze dekken dezelfde onderwerpen: geheimhouding, beveiliging, doorgifte en verwijdering. Gaat er bij zo'n partij iets mis, dan blijft Opnia daarvoor aanspreekbaar alsof het bij Opnia zelf gebeurde, binnen de grens van artikel 13.
Wil Opnia een nieuwe partij inschakelen of van leverancier wisselen, dan laten we dat minstens een maand van tevoren weten. Heeft de salon daar een gegrond bezwaar tegen, dan kan de salon binnen die maand kosteloos opzeggen tegen de datum van de wissel.
Artikel 7 — Gegevens buiten Europa
Een deel van de verwerking gebeurt buiten de Europese Economische Ruimte, hoofdzakelijk in de Verenigde Staten. Dat geldt vooral voor Retell AI, dat de gesprekken voert en uitwerkt.
Voor die doorgifte gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met versleuteling en korte bewaartermijnen. Opnia geeft gegevens niet door aan een ander land of een andere organisatie dan hier vermeld, tenzij de wet dat verplicht — en dan meldt Opnia dat vooraf aan de salon, tenzij die wet het melden verbiedt.
Artikel 8 — Als een beller zijn rechten uitoefent
Bellers hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van hun gegevens. Die verzoeken beantwoordt de salon, want de salon is verantwoordelijk.
Komt zo'n verzoek bij Opnia binnen, dan beantwoordt Opnia het niet zelf, maar stuurt het binnen drie werkdagen door naar de salon. Opnia helpt de salon vervolgens om het verzoek uit te voeren: gegevens opzoeken, exporteren of verwijderen. Voor normale verzoeken brengen we daar niets voor in rekening.
Artikel 9 — Datalekken
Ontdekt Opnia een datalek dat gegevens van de salon raakt, dan meldt Opnia dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, per e-mail en telefonisch.
In die melding staat wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en wat we eraan doen. Weten we nog niet alles, dan melden we alvast wat we wél weten en vullen we aan.
De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen doet de salon; dat is een taak van de verwerkingsverantwoordelijke. Opnia levert alles aan wat daarvoor nodig is. Opnia doet die melding nooit uit eigen beweging namens de salon.
Artikel 10 — Meedenken over risico's
Moet de salon een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) doen of overleggen met de toezichthouder, dan levert Opnia de informatie aan die daarvoor nodig is. Kost dat veel werk, dan spreken we vooraf een redelijke vergoeding af.
Artikel 11 — Bewaren en verwijderen
Opnia hanteert deze termijnen:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Audio-opnames van gesprekken | 30 dagen, of korter als de salon dat instelt |
| Tekstuitwerkingen van gesprekken | 90 dagen |
| Afspraakgegevens | staan in de agenda van de salon; die bepaalt zelf hoe lang |
| Technische logs van de dienst | maximaal 6 maanden |
Eindigt de samenwerking, dan verwijdert Opnia binnen 30 dagen alle persoonsgegevens die in opdracht van de salon zijn verwerkt. Bij de partijen uit bijlage 2 geeft Opnia binnen diezelfde 30 dagen de opdracht tot verwijdering; hoe snel zij dat doorvoeren bepalen hun eigen termijnen, die nooit langer zijn dan de bewaartermijnen hierboven. Wil de salon de gegevens eerst meekrijgen in een gangbaar bestandsformaat, dan moet dat verzoek vóór de einddatum binnen zijn.
Op verzoek bevestigt Opnia de verwijdering schriftelijk. Gegevens die Opnia wettelijk moet bewaren — facturen bijvoorbeeld — vallen hierbuiten; die bewaren we alleen voor dat doel en doen we verder niets mee.
Artikel 12 — Controle
De salon mag controleren of Opnia zich aan deze afspraken houdt. Opnia levert op verzoek de informatie die daarvoor nodig is, en werkt mee aan een audit door de salon of een onafhankelijke deskundige die de salon aanwijst.
De salon kondigt zo'n audit minstens twee weken van tevoren aan, en houdt het tot één keer per jaar — tenzij er een concrete aanleiding is, zoals een datalek. De kosten draagt de salon, behalve als uit de audit blijkt dat Opnia zich niet aan de afspraken hield; dan draagt Opnia ze.
Artikel 13 — Aansprakelijkheid
Krijgt de salon een boete of schadeclaim doordat Opnia zich niet aan deze overeenkomst of aan de AVG hield, dan draagt Opnia die kosten — tot het maximum hieronder. Ligt het aan de instructies van de salon of aan onjuiste of onvolledige informatie van de salon, dan draagt de salon ze.
Voor alles wat Opnia op grond van deze overeenkomst verschuldigd kan zijn — schade, boetes, claims en kosten bij elkaar opgeteld — geldt één maximum: het abonnementsgeld dat de salon in de twaalf maanden vóór het voorval heeft betaald, met een absoluut maximum van € 5.000. Dat maximum geldt per gebeurtenis en per kalenderjaar samen, en het geldt ook als de algemene voorwaarden een ander bedrag noemen.
Dit maximum vervalt alleen bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opnia. Dat is wettelijk zo geregeld en daar valt niet omheen te schrijven.
Waarom hier een grens staat. Opnia is een klein bedrijf. Een afspraak waarin we onbeperkt meebetalen aan boetes klinkt geruststellend, maar is niets waard op het moment dat het misgaat — dan is er simpelweg geen geld. Liever een bedrag dat we ook echt kunnen dragen.
Eerlijk erbij: een afspraak tussen ons tweeën bindt de Autoriteit Persoonsgegevens en de beller zelf niet. Legt de toezichthouder de salon een boete op, of stapt een beller naar de rechter, dan bepaalt de wet wie waarvoor opdraait — niet dit artikel. Wat hier staat regelt wat wij onderling met elkaar verrekenen.
Artikel 14 — Looptijd
Deze overeenkomst gaat in op de dag dat de dienst start en loopt zolang Opnia gegevens voor de salon verwerkt. Ze eindigt automatisch als het abonnement eindigt — behalve de artikelen over geheimhouding, verwijdering en aansprakelijkheid, die blijven daarna gelden.
Opnia mag deze overeenkomst aanpassen als de wet of de dienst daarom vraagt. Dat melden we minstens een maand van tevoren. Is de salon het er niet mee eens, dan kan de salon vóór de ingangsdatum kosteloos opzeggen.
Artikel 15 — Recht en rechter
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Oost-Brabant.
Bijlage 1 — Overzicht van de verwerking
| Onderwerp | Het aannemen van inkomende telefoongesprekken en het inplannen van afspraken namens de salon. |
|---|---|
| Aard van de verwerking | Opnemen, omzetten naar tekst, opslaan, raadplegen, doorgeven aan de agenda en verwijderen. |
| Doel | De salon telefonisch bereikbaar houden en afspraken correct in de agenda zetten. |
| Betrokkenen | Mensen die de salon bellen: klanten, potentiële klanten en overige bellers. |
| Soorten gegevens | Telefoonnummer, audio-opname, tekstuitwerking, naam, gewenste behandeling, datum en tijd van de afspraak, en soms een e-mailadres. |
| Bijzondere gegevens | Worden niet gevraagd en niet doelbewust verwerkt. |
| Duur | Zolang het abonnement loopt, met de bewaartermijnen uit artikel 11. |
Bijlage 2 — Ingeschakelde bedrijven
| Bedrijf | Wat het doet | Waar |
|---|---|---|
| Retell AI | Voert het gesprek, maakt de opname en de tekstuitwerking | Verenigde Staten |
| De agendasoftware van de salon naam invullen | Ontvangt en bewaart de afspraakgegevens | Bepaalt de salon zelf |
| mijn.host | Draait de website, het demoformulier en de e-mail van Opnia | Nederland |
Deze lijst is actueel op de datum bovenaan dit document. Wijzigingen melden we vooraf, zoals in artikel 6 staat.
Eén ding waar de salon zelf voor zorgt. Bellers moeten weten dat het gesprek wordt opgenomen. Opnia levert daarvoor de standaardmelding aan het begin van het gesprek. Die melding moet aan blijven staan — zet de salon hem uit, dan is de salon daar zelf verantwoordelijk voor.
Ondertekening
Beide partijen verklaren deze verwerkersovereenkomst te hebben gelezen en ermee akkoord te gaan.