Privacyverklaring
Opnia neemt telefoongesprekken aan voor kapsalons. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt — van de salon en van de mensen die bellen. Hieronder staat precies welke, waarom, hoe lang en wat je rechten zijn.
Laatst bijgewerkt: 16 augustus 2026
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
Opnia is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en via het contactformulier binnenkomen.
| Bedrijf | Opnia, handelsnaam van Mees Holtackers |
|---|---|
| Vestigingsplaats | Helmond |
| info@opnia.nl | |
| Adres | Parnassiasingel 5, 5709 PT Helmond |
| KvK-nummer | 42140863 |
| Btw-nummer | NL005529731B90 |
Voor de telefoongesprekken die Opnia namens een salon aanneemt ligt dat anders. Daar bepaalt de salon waarvoor de gegevens gebruikt worden en is de salon dus verwerkingsverantwoordelijke. Opnia is dan verwerker en werkt in opdracht van de salon. We sluiten daarvoor met elke klant een verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens verwerken we?
Als je deze website bezoekt
De site gebruikt geen tracking cookies, geen advertentienetwerken en geen analytics die je over websites heen volgt. De webserver legt standaard technische gegevens vast, zoals je IP-adres en het tijdstip van je bezoek, om de site draaiende en veilig te houden. De lettertypen staan op onze eigen server; er gaat bij een bezoek geen enkel gegeven naar Google of een ander extern bedrijf.
Als je een demo aanvraagt
Via het formulier vragen we om je naam, de naam van je salon, je e-mailadres, je telefoonnummer en eventueel je vraag. We gebruiken die gegevens uitsluitend om contact met je op te nemen over je demo-aanvraag.
Daarnaast slaan we bij je aanvraag het tijdstip en je IP-adres op. Dat doen we om formulierspam te herkennen en tegen te houden, en om te kunnen zien of een aanvraag echt verstuurd is. Het IP-adres verdwijnt samen met de rest van de aanvraag; zie de bewaartermijnen hieronder.
Als je de proefdemo in je browser gebruikt
Bij een demo-gesprek via de knop op de website wordt je stem naar onze spraakleverancier gestuurd zodat het gesprek gevoerd kan worden. Van dat gesprek worden een audio-opname en een tekstuitwerking gemaakt, zodat we de kwaliteit kunnen controleren. Er wordt niets in een echte agenda gezet en er wordt niemand teruggebeld.
Als je een salon belt die Opnia gebruikt
Dan verwerken we: je telefoonnummer, de audio-opname van het gesprek, de tekstuitwerking daarvan, en de gegevens die je zelf noemt om een afspraak te maken — meestal je naam, de gewenste behandeling, de datum en soms je e-mailadres. Die gegevens gaan naar de agenda van de salon.
Over de gespreksopname. Bellers horen aan het begin van het gesprek dat er wordt opgenomen. Een salon die Opnia gebruikt is er zelf verantwoordelijk voor dat die melding aan staat en dat bellers weten waar ze aan toe zijn. Wil je niet dat het gesprek wordt opgenomen? Dan kun je ophangen en de salon tijdens openingstijden rechtstreeks spreken.
3. Waarom verwerken we ze, en op welke grondslag?
| Doel | Grondslag onder de AVG |
|---|---|
| Je demo-aanvraag beantwoorden | Uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand |
| De dienst leveren: gesprekken aannemen en afspraken inplannen | Uitvoering van de overeenkomst met de salon |
| Gesprekken opnemen om de kwaliteit te bewaken en fouten op te lossen | Gerechtvaardigd belang van de salon bij een werkende telefoonlijn |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting |
| De website veilig en beschikbaar houden | Gerechtvaardigd belang |
We gebruiken je gegevens niet om reclame te sturen waar je niet om hebt gevraagd, en we verkopen ze aan niemand.
4. Hoe lang bewaren we ze?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Demo-aanvragen die niet tot een klant leiden | 12 maanden, inclusief het IP-adres dat bij de aanvraag hoort |
| Audio-opnames van gesprekken | 30 dagen, tenzij de salon een kortere termijn instelt |
| Tekstuitwerkingen van gesprekken | 90 dagen |
| Afspraakgegevens in de agenda van de salon | Bepaalt de salon zelf |
| Facturen en administratie | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst) |
| Serverlogs van de website | Maximaal 6 maanden |
5. Met wie delen we ze?
Alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te laten werken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.
- Onze spraak- en telefonieleverancier — verwerkt de audio van het gesprek en maakt de tekstuitwerking.
- De taalmodelleverancier — verwerkt de tekst van het gesprek om te begrijpen wat de beller vraagt.
- De agendasoftware van de salon (bijvoorbeeld Google Agenda) — ontvangt de afspraakgegevens.
- Onze hostingpartij — draait de website.
Een deel van deze leveranciers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, hoofdzakelijk in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gebruiken we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met afspraken over versleuteling en beperkte bewaartermijnen. Concreet werken we met Retell AI (Verenigde Staten) voor het voeren en verwerken van de gesprekken, en met de agendasoftware die de salon zelf al gebruikt. Wisselen we van leverancier, dan passen we deze pagina aan.
6. Hoe beveiligen we ze?
Verkeer met de website en met onze leveranciers loopt versleuteld over https. Toegang tot opnames en gespreksgegevens is beperkt tot de mensen die er voor hun werk bij moeten, met accounts die persoonlijk zijn. Api-sleutels staan in bestanden die de webserver afschermt voor bezoekers, en staan nooit in de code die je browser laadt.
7. Wat zijn je rechten?
Je hebt het recht om:
- in te zien welke gegevens we van je hebben;
- ze te laten corrigeren als ze niet kloppen;
- ze te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- je gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te krijgen.
Stuur een mail naar info@opnia.nl en je krijgt binnen een maand antwoord. Ging het om een gesprek met een salon? Dan sturen we je verzoek door naar die salon, want zij bepalen wat er met die gegevens gebeurt.
Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk liever eerst zelf.
8. Cookies
Deze website plaatst geen cookies die je toestemming vereisen. Er is dus ook geen cookiebanner. Gebruik je de proefdemo, dan wordt er kortstondig technische informatie in je browser opgeslagen om de verbinding op te zetten; die verdwijnt zodra je het tabblad sluit.
9. Wijzigingen
Verandert de dienst, dan verandert deze verklaring mee. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste versie is gepubliceerd. Bij een ingrijpende wijziging krijgen bestaande klanten een bericht.